Standardy Ochrony Małoletnich

Standardy Ochrony Małoletnich w Wielkiej Fabryce Elfów sp. z o.o.

Wielka Fabryka Elfów spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Budowlanych 21a, 80-298 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 00006144933, REGON 364267899, NIP 5842749149, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 5.000,00 zł
Data: 01.08.2024

1. Wstęp

Niniejszy dokument określa standardy ochrony Małoletnich uczestniczących w wydarzeniach organizowanych przez Wielką Fabrykę Elfów sp. z o.o. (dalej jako „Agencja”). Dokument ten został opracowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
Agencja zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa Małoletnich na wszystkich organizowanych przez nią wydarzeniach. Niniejsze Standardy są dostępne na stronie internetowej Agencji (www.wielkafabrykaelfow.pl) oraz wywieszone w siedzibie Agencji, także w wersji skróconej przeznaczonej dla Małoletnich.
Niniejszy dokument powstał w poszanowaniu dla praw Małoletnich, w tym przede wszystkim ich godności oraz prawa do ich wychowania i wzrastania w środowisku wolnym od przemocy, krzywdy i zaniedbania. Postanowienia niniejszych standardów mają zastosowanie do Małoletnich niezależnie od ich sytuacji zdrowotnej, rodzinnej czy osobistej. Agencja przykłada szczególną wagę do zapewnienia Małoletnim z niepełnosprawnością oraz ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, poczucia bezpieczeństwa oraz realizacji ich wszelkich potrzeb.

2. Cel i Zakres Dokumentu

Celem niniejszych standardów jest określenie zasad postępowania oraz procedur mających na celu ochronę Małoletnich przed wszelkimi formami krzywdzenia w trakcie wydarzeń organizowanych przez Agencję. Dokument obejmuje wszystkich pracowników, współpracowników, wolontariuszy, a także inne osoby, które dopuszczane są do działalności związanej z organizacją powyższych wydarzeń, adresowanych do Małoletnich lub w których biorą udział Małoletni.

3. Definicje

1.
Pracownik – osoba zatrudniona w Agencji na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, a także stażyści, praktykanci, wolontariusze oraz inne osoby, które Agencja
dopuściła do działalności związanej z organizacją wydarzeń, w których uczestniczą
małoletni.
2.
Zarząd – członkowie zarządu Agencji.
3.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4.
Dziecko, Małoletni – każda osoba niepełnoletnia, uczestnicząca w wydarzeniach organizowanych przez Agencję.
5.
Krzywdzenie Dziecka – popełnienie czynu zabronionego na szkodę dziecka przez jakąkolwiek osobę, w tym Pracownika Agencji, lub zagrożenie dobra Dziecka, w tym poprzez jego zaniedbanie lub zaniechanie realizacji ciążącego obowiązku.
6.
Standardy, SOM – niniejszy dokument.
7.
Rejestr – Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

4. Weryfikacja Kandydatów

1.
Przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, uprawianiem sportu, świadczeniem usług turystycznych lub realizacją innych zainteresowań przez Małoletnich lub z opieką nad nimi (dalej jako „Kandydat”), Agencja zobowiązana jest do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze. Oświadczenie do celów weryfikacji osób w Rejestrze zawiera załącznik nr 1 do SOM.
2.
Informacje zwrotne otrzymane z Rejestru Agencja drukuje i składa do akt osobowych Kandydata, związanych z nawiązaniem stosunku pracy albo innej dokumentacji dotyczącej Kandydata lub przechowuje w formie elektronicznej.
3.
Przed nawiązaniem z Kandydatem stosunku pracy lub przed dopuszczeniem Kandydata do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, uprawianiem sportu, świadczeniem usług turystycznych lub realizacją innych zainteresowań przez Małoletnich lub z opieką nad nimi, Agencja pobiera od niego informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii, lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego. Otrzymaną informację należy złożyć do akt osobowych Pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do powyższej działalności.
4.
Informacje i zaświadczenia, o których mowa w ust. 1 i 3, Kandydaci lub Pracownicy mogą przedłożyć samodzielnie po uzyskaniu ich we własnym zakresie lub weryfikacji może dokonać Agencja po uzupełnieniu przez Kandydata/Pracownika Oświadczenia do celów weryfikacji, tj. załącznik nr 1 do SOM.
5.
Jeżeli kandydat posiada obywatelstwo inne niż polskie, wówczas powinien przedłożyć również informację z rejestru karnego państwa, którego jest obywatelem, uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z Małoletnimi,
bądź informację z rejestru karnego, jeżeli prawo tego państwa nie przewiduje wydawania
informacji dla wyżej wymienionych celów.
6.
W ramach oświadczenia do celów weryfikacji (załącznik nr 1 do SOM) Kandydat składa pod rygorem odpowiedzialności karnej oświadczenie o państwie/państwach (innych niż Rzeczypospolita Polska), w których zamieszkiwał w ostatnich 20 latach, oraz jednocześnie przedkłada Agencji informacje z rejestrów karnych tych państw, o których mowa w ust. 5.
7.
Jeżeli prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja o niekaralności nie przewiduje wydawania takiej informacji lub nie prowadzi rejestru karnego, wówczas Kandydat składa, pod rygorem odpowiedzialności karnej, oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie był prawomocnie skazany oraz nie wydano wobec niego innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuścił się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy, stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi. Wzór oświadczenia o niekaralności w przypadku braku informacji z rejestru karnego kraju, w którym zamieszkiwał, zawiera załącznik nr 2 do SOM.
8.
Pracownicy zobowiązani są do zapoznania się i zaakceptowania zasad określonych w SOM, co potwierdzają złożeniem pisemnego oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SOM.
9.
Pracownicy działu HR Agencji lub osoby wyznaczone przez Zarząd są odpowiedzialni za zebranie wszystkich wymaganych oświadczeń oraz pozyskania informacji, o których mowa w punktach powyższych.

5. Zasady dotyczące kontaktu z Małoletnimi

1.
Obowiązkiem wszystkich Pracowników Agencji jest dbanie o bezpieczeństwo Dzieci podczas pobytu w Agencji lub na wydarzeniach organizowanych przez Agencję. Wobec Dzieci niedopuszczalne jest stosowanie przemocy w jakiejkolwiek formie. Pracownicy traktują każde Dziecko z należytym szacunkiem, wspierają je w pokonywaniu trudności uwzględniając w szczególności jego umiejętności rozwojowe, możliwości wynikające z niepełnosprawności oraz potrzeby edukacyjne i wynikające z realizacji zainteresowań. Pracownicy traktują każde Dziecko równo, w szczególności bez względu na płeć, orientację seksualną, sprawność/niepełnosprawność, status społeczny, etniczny, kulturowy, religijny i światopogląd.
2.
Pracownik będący świadkiem jakiegokolwiek z niżej opisanych zdarzeń lub sytuacji, zobowiązany jest poinformować o tym swojego bezpośredniego przełożonego lub inną osobę wyznaczoną przez Zarząd.
3.
Pracownicy muszą pozostawać w gotowości do wyjaśnienia określonych postępowań lub sytuacji, w których uczestniczyli, a które powodują powstanie uzasadnionego podejrzenia, iż naruszają zasady określone w SOM. Należy zachować szczególną ostrożność wobec
Małoletnich, którzy doświadczyli różnych form nadużycia i krzywdzenia, w tym seksualnego,
fizycznego bądź zaniedbania.
4.
Pracownik Agencji:
a.
zachowuje cierpliwość, ze spokojem i szacunkiem odnosi się do Małoletniego;
b.
uważnie słucha Małoletniego i stara się udzielać mu odpowiedzi dostosowanej do sytuacji i jego wieku;
c.
okazuje zrozumienie dla trudności i problemów Małoletniego;
d.
każdorazowo utrzymuje profesjonalną relację z Małoletnim, stosuje komunikację i działania wobec Małoletniego dostosowane do sytuacji;
e.
daje Małoletniemu gwarancję nietykalności cielesnej – nie stosuje wobec niego żadnej formy przemocy, z wyłączeniem przypadków, w których użycie przymusu bezpośredniego jest dozwolone na gruncie przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
f.
traktuje Małoletniego z szacunkiem oraz uwzględnia jego godność i potrzeby;
g.
podejmuje czynności, które mają na celu dobro i interes Małoletniego;
h.
nie zawstydza Małoletniego, nie lekceważy, nie upokarza i nie obraża;
i.
nie podnosi głosu, chyba że wynika to z sytuacji zagrażającej bezpieczeństwu Małoletniego;
j.
nie grozi Małoletniemu, nie wypowiada się w sposób uwłaczający jego godności i poczuciu własnej wartości;
k.
szanuje prawo Małoletniego do prywatności, a jeśli konieczne jest odstąpienie od zasady poufności, w związku z koniecznością jego ochrony, wyjaśnia mu zaistniałą sytuację i powody działania;
l.
jeśli pojawi się konieczność rozmowy z Małoletnim na osobności, pozostawia uchylone drzwi do pomieszczenia w którym prowadzona jest rozmowa i dba, o to aby pozostawać w zasięgu wzroku innych. Jeżeli sytuacja tego wymaga Pracownik może poprosić drugiego Pracownika o obecność podczas takiej rozmowy z Małoletnim.
5.
W komunikacji Pracowników z Dziećmi zabrania się:
a.
wykorzystywania wobec Małoletnich relacji władzy lub przewagi fizycznej (np.: zastraszania, przymuszania, gróźb);
b.
stosowania jakiejkolwiek formy przemocy psychicznej wobec Małoletniego, np.: izolowania, pomijania, stygmatyzowania z powodu jego zdrowia, wyglądu, orientacji seksualnej, światopoglądu czy sytuacji majątkowej, ośmieszania, poniżania, wyzywania, grożenia, wyszydzania lub wyśmiewania;
c.
stosowania jakiejkolwiek przemocy fizycznej wobec Małoletniego np.: ograniczania swobody ruchu, bicia, popychania, szturchania, szczypania, klapsów, bicia przedmiotami, wykręcania rąk, ciągnięcia za włosy, pociągania za uszy;
d.
umieszczania obraźliwych, ośmieszających Małoletniego rysunków, zdjęć i filmów, rozpowszechniania wszelkich nieprawdziwych, poniżających Małoletniego materiałów;
e.
stosowania naruszających godność Małoletniego wypowiedzi o podtekście seksualnym dotyczących np. płci, ciała, wyglądu, ubioru, itp.;
f.
stosowania dyskryminujących komentarzy;
g.
stosowania wulgarnych lub niestosownych dowcipów i żartów;
h.
publikowania zdjęć lub innych informacji o Małoletnim w osobistych mediach społecznościowych, bez zgody zainteresowanej strony, w szczególności rodziców lub przedstawicieli ustawowych Dziecka;
i.
składania Małoletniemu propozycji o charakterze seksualnym i pornograficznym, w tym również udostępniania takich treści;
j.
ujawniania jakichkolwiek wrażliwych informacji na temat Małoletniego, w tym informacji o jego sytuacji rodzinnej, ekonomicznej, medycznej, opiekuńczej i prawnej, światopoglądzie, religii, itp.;
k.
nawiązywania z Małoletnim jakichkolwiek relacji innych niż wynikające z charakteru relacji między Małoletnim, a Agencją, w tym w szczególności relacji romantycznych lub seksualnych, jak również składania mu propozycji o nieodpowiednim bądź mogącym być dwuznacznie zrozumianym przez Małoletniego charakter.

6. Ochrona danych osobowych Małoletnich

1.
Agencja przetwarza dane osobowe małoletnich zgodnie z RODO, zapewniając ich poufność oraz bezpieczeństwo.
2.
Dane osobowe małoletnich mogą być przetwarzane wyłącznie w celu organizacji wydarzeń i nie mogą być udostępniane osobom trzecim bez zgody opiekunów prawnych.
3.
Pracownicy są zobowiązani do podpisania oświadczeń o poufności danych.

7. Szkolenia i podnoszenie świadomości Pracowników

1.
Agencja zapewnia regularne szkolenia dla Pracowników dotyczące ochrony Dzieci.
2.
Szkolenia obejmują rozpoznawanie symptomów przemocy, interwencje oraz zasady komunikacji z Małoletnimi.
3.
Pracownicy mają obowiązek uczestniczyć w szkoleniach i stosować się do zasad w nich przekazanych.
4.
Osobą odpowiedzialną za przygotowanie Pracowników do stosowania SOM jest Zarząd.

8. Procedury zgłaszania incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru Małoletniego

1.
Każdy Pracownik, który zauważy krzywdzenie Dziecka, naruszenie zasad określonych w SOM (incydent) lub zdarzenie w inny sposób zagrażające dobru Małoletniego, ma obowiązek niezwłocznie zgłosić to swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie wyznaczonej przez Zarząd do monitorowania i przestrzegania SOM.
2.
Zgłoszenie musi być udokumentowane, a odpowiednie działania podjęte przez Zarząd. Przez odpowiednie działania rozumie się w szczególności bezzwłoczne odsunięcie Pracownika od kontaktu z Dziećmi do czasu weryfikacji zgłoszenia, jeżeli incydent lub zdarzenie związane jest z zachowaniem Pracownika, niezwłoczne zawiadomienie rodziców lub przedstawicieli ustawowych Małoletniego o zgłoszeniu oraz wynikach jego weryfikacji, a także zapewnienie wsparcia psychologicznego Dziecku w razie takiej potrzeby. Wzór Karty Interwencji przedstawia Załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu.
3.
Zgłoszenia będą rozpatrywane przez Zarząd lub osobę przez niego wyznaczoną, a w razie podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę Małoletniego – bezzwłocznie zgłaszane przez Zarząd odpowiednim organom ścigania lub sądowi opiekuńczemu.
4.
Zgłoszenia oraz inne dokumenty dotyczące incydentów lub zdarzeń przechowywane są w siedzibie Agencji w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treści osób postronnych, w tym również Pracowników niezaangażowanych w procedurę związaną ze zgłoszeniem lub ujawnieniem incydentu lub zdarzenia.

9. Monitorowanie i ewaluacja

1.
Agencja regularnie monitoruje przestrzeganie SOM i dokonuje ich oceny, w celu wprowadzenia ewentualnych zmian i ulepszeń, nie rzadziej jednak niż raz na dwa lata. Monitorowanie i ocena SOM ma na celu w szczególności zapewnienie ich dostosowania do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami (ewaluacja SOM).
2.
Ewaluacja SOM obejmuje przegląd zgłaszanych incydentów, analizę skuteczności podjętych działań oraz oceny pracowników. Anonimowa ankieta, którą wypełniają Pracownicy przedstawia Załącznik nr 5 do SOM.
3.
Wnioski z przeprowadzonej ewaluacji SOM utrwalane są w formie pisemnej przez osobę wyznaczoną każdorazowo przez Zarząd oraz przechowywane w siedzibie Agencji.

10. Postanowienia końcowe

1.
SOM wchodzi w życie z dniem ich uchwalenia przez Zarząd oraz podania ich do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Spółce.
2.
W celu przygotowania Pracowników do stosowania SOM Zarząd przeprowadzi szkolenie wdrażające zasady objęte Standardami w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie SOM oraz udokumentuje udział Pracowników w tym szkoleniu poprzez sporządzenie odpowiednich oświadczeń i zaświadczeń, które przechowywane będą w aktach osobowych Pracowników.
3.
Agencja udostępnia SOM na swojej stronie internetowej oraz wywiesza w widocznym miejscu w lokalu swojej siedziby, w wersji zupełnej oraz skróconej, przeznaczonej dla Małoletnich. Wersja skrócona zawiera informacje istotne dla Dzieci.
4.
O udostępnieniu SOM w sposób określony w pkt. 2 Agencja informuje rodziców albo opiekunów prawnych lub faktycznych oraz Małoletnich w celu zaznajomienia się z nimi i ich stosowania podczas wydarzeń organizowanych przez Agencję